Cambios informados por automatización - Procedimientos BSP
Apreciados Agentes de Viajes: El propósito de este mensaje es revisar algunos de los cambios informados oportunamente, que se han generado a lo largo de los últimos dos años y que tienen que ver con los procedimientos BSP para el Reporte de Ventas.
1. Boletos anulados
Teniendo en cuenta el procesamiento automático de los RET Files (Datos para procesamiento de Boletos OPTAT) suministrados por los sistemas de distribución Sabre y/o Amadeus, "los únicos Boletos Anulados que deben ser enviados físicos en el Reporte de Ventas al BSP para su captura, son los Anulados de Boletos Manuales".
Por favor, recuerde que los Boletos Anulados OPTAT, deben ser cancelados en su sistema de distribución Sabre y/o Amadeus, dentro de las fechas de corte establecidas por los CRS's/GDS's. Les agradecemos archivar cuidadosamente para atender cualquier solicitud de la Aerolínea o el BSP.
2. Boletos sistematizados "OPTAT" - Ventas
Teniendo en cuenta el procesamiento automático de los RET Files (Datos para procesamiento de Boletos Sistematizados "OPTAT") suministrados por los sistemas de distribución Sabre y/o Amadeus, "por favor no incluya físicamente en el Reporte de Ventas, los Boletos Sistematizados OPTAT correspondiente a Ventas CASH, CREDITO-CCCF y COMBINADAS-CCCF". Les agradecemos archivar cuidadosamente para atender cualquier solicitud de la Aerolínea o el BSP.
"Sólo incluya en el Reporte de Ventas, estas mismas Ventas correspondientes a Boletos Manuales".
3. Boletos exchange
"Por favor, incluya en el Reporte de Ventas todas las transacciones Exchange del periodo correspondiente, es decir, de Boletos Manuales así como de Boletos Sistematizados OPTAT".
4. Reembolsos
"Por favor, incluya en el Reporte de Ventas las transacciones de Reembolso (Boletos Cash) del periodo correspondiente, es decir, de Boletos Manuales así como de Boletos Sistematizados OPTAT".
Una vez más agradecemos su valiosa colaboración en todos estos procesos de automatización que seguro traerá mutuos beneficios. Cualquier inquietud con gusto la atenderemos.
Reciban un cordial saludo,
Adriana Saavedra.
Passenger Services Manager
IATA Colombia
Automatización Procesos Fase 3
Como parte de los manejos de automatización y estandarización de los procesos BSP en todos los países del Area 1 "Americas", del cual hace parte Colombia, nos permitimos informarles que nos encontramos próximos a iniciar con la regionalización del Procesamiento de Datos BSP para Agentes de Viajes y Aerolíneas.
Esta fase de regionalización, en lo que tiene que ver con Agentes de Viajes, incluye el procesamiento de Boletos BSP (STD's), el cual se llevará a cabo a través del nuevo sistema de procesamiento "MAESTRO", que tendrá como sede México.
Luego de algunas pruebas y ajustes al respecto, a partir de la segunda quincena de Abril de 2002, iniciaremos a correr un paralelo con este nuevo esquema de procesamiento que nos permita ultimar detalles, para una implantación exitosa y con el menor traumatismo posible.
Sin embargo, queremos manifestarles que este nuevo esquema de procesamiento de Boletos BSP (STD's), requiere algunos cambios en la emisión y liquidación de Boletos más exactamente en las transacciones canceladas parte crédito y parte en efectivo (Combinadas) y para ello les solicitamos su gentil atención y aplicación del nuevo concepto/norma a este respecto, que a continuación detallamos: "Para Ventas Combinadas, los impuestos siempre deben ser Cash".
Cualquier inquietud, será atendida gustosamente y les estaremos informando los adelantos en este nuevo proyecto.
Automatización Procesos Fase 2
Continuando con el proceso de automatización que en conjunto hemos venido llevando a cabo satisfactoriamente con los procedimientos BSP, y donde los resultados de una operación más sencilla y confiable, nos permitirá seguramente explorar nuevas alternativas que beneficiaran nuestra industria, queremos informarles la segunda etapa/fase de este objetivo, el cual busca el "No Reporte de Documentos/Boletos Automatizados al BSP".
Como es de su conocimiento, los "Boletos Anulados Automatizados" no son reportados físicamente al BSP, procedimiento que ha sido implementado sin mayores tropiezos hasta la fecha, por esta razón, la segunda etapa consiste en:
A partir de las ventas comprendidas del 01 de Febrero de 2002 en adelante, "No Reportar físicamente los Boletos Sistematizados (Cupón Auditoria y Cupón Banco) - OPTAT correspondientes a Ventas Contado, Ventas Crédito y Ventas Combinadas, los mencionados documentos soporte deben mantenerse en custodia y bajo responsabilidad de la Agencia durante un periodo no inferior a 3 años".
En otras palabras, a partir del reporte de ventas a presentar el próximo 12 de Febrero de 2002, usted deberá reportar normalmente los rangos completos, pero sólo incluir físicamente en el sobre, si existieran, las ventas de boletos manuales, reembolsos y exchanges con sus soportes.
El formato para el Reporte de Ventas, debe continuar siendo validado y diligenciado como hasta a la fecha, es decir, informado los rangos de Boletos emitidos (OPTAT's, MPD's, Manuales) correspondientes a cada periodo, así algunos no se reporten físicos.
Sabemos que se pueden presentar situaciones de ventas, donde algunas de estas transacciones descritas anteriormente, den como resultado Cupones de Vuelo que son Anulados o Surface, para ello y con el propósito de minimizar cualquier posible situación de perdida de los mismos, les agradecemos Anular con sellos visibles de tinta o perforación y archivarlos cuidadosamente junto con los cupones de Auditoria y Banco en la Agencia (cupones de CCCFs y Datafónos), para atender en cualquier momento una solicitud de las Aerolíneas y/o del BSP.
Como conclusión a la nueva etapa de automatización, los únicos Boletos/transacciones que deben ser reportadas (enviados) físicos al BSP son:
Boletos Exchange (con documentos soporte). Reembolsos (con documentos soporte). Boletos Manuales ("Manual 4 Cpns" y "MPD's" ).
Automatización IDFS Colombia
Nos complace informarles que Colombia ha logrado un alto nivel de automatización en las emisiones de boletos por parte de las Agencias de Viajes IATA. A la fecha, el porcentaje de Agencias automatizadas se acerca al 95%.
Adicionalmente nuestra oficina suministra los Estados de Cuenta a través de correo electrónico al 96% de las Agencias de Viajes del País, de otro lado la totalidad de las Líneas Aéreas (27 Compañías) que participan en el esquema de BSP Colombia, tambien reciben el Billing Analysis y todos los informes resultado del procesamiento de información por este medio.
Estos avances han permitido oportunidad y rapidez en la entrega de la información, economías importantes para las Aerolíneas, ofrece mayor comodidad para los usuarios al manipular la información en medio electrónico y al tener un alto porcentaje de automatización logramos que la información que reciben las Líneas sea de mejor calidad.